CR_réunionAdministration_ 17mars15

UTT 2030 G3 : Quels ressorts managériaux pour soutenir ce modèle technologique ? Sous-groupe : « Comment simplifier et fluidifier ladministration ? E-administration ? Circuits de décision, transparence, agilité… » Compte-rendu de la réunion du 17/03/15
Constat
Première constatation : le rôle dune administration est de permettre aux organes directeurs la gestion dune structure dans le respect de la législation et de la réglementation. De ce fait, lorganisation dune administration est fortement impactée par lidentité et le statut de la structure quelle doit gérer. Son système de fonctionnement dépendra de lorganisation même de sa structure mère. Avant de réfléchir aux moyens à mettre en oeuvre pour simplifier et fluidifier ladministration, il peut être utile de définir ce quest une administration qui fonctionne simplement et aisément. Voici quelques éléments de compréhension :
éléments de compréhension
Cest une administration :  on sait qui fait quoi, qui est responsable de quoi.  Importance de la détermination des fonctions, rôles et tâches de chacunMise en place dune démarche de processus métiers approfondie et aboutie.  Visibilité étendue et partagée de cette cartographie des fonctions, rôles et tâches entre toutes les strates de la structure, quel que soit leur niveau (information disponible à tous).  Qui fait strictement ce qui est nécessaire et/ou obligatoire de par la réglementation et qui ne demande que les pièces utiles et nécessaires.  Qui sait se mettre régulièrement à jour, dont les agents savent remettre régulièrement en cause les procédures et process pour les faire évoluer selon les besoins (évolution de la réglementation, amélioration proposée en interne de façon collégiale, etc…)  « agilité » à entretenirQui reste claire et transparente dans ses démarches.  Qui reconnaît, respecte et valorise la compétence professionnelle de ses agents ainsi que leur capacité doptimisation du système.  Outil de coordination et dharmonisation de corps de métiers très différents (administratifs des divers services, techniciens, enseignants, chercheurs, spécialistes de la communication, de la santé, de la sécurité, etc…) qui travaillent ensemble vers un même objectif.  Permet de lutter contre les nombreux clivages possible (enseignants-administratifs, contractuels-fonctionnaires, hommes-femmes, etc…)  Meilleure efficacité des agents qui se complètent dans leurs compétences.  Qui doit donc installer des « référents » (interprètes des vocabulaires « métiers ») capables de faire se comprendre entre eux des agents de différents services/départements/laboratoires/scolarités/etcpar rapport à des réglementations ou des procédures communes.
Rôle
Ne pas oublier que lUTT nest pas une administration générale dont le rôle ne serait que de gérer, mais une université chargée de former des étudiants, de développer la recherche et la valorisation.  Ladministration nest pas un but en soi, mais un moyen qui permet le pilotage de létablissement, le retour dinformations aux tutelles et le respect de la réglementation. Elle doit donc être adaptée aux tâches à réaliser. Pour cela, cet outil quest ladministration doit être conçu et réalisé, puis amélioré chaque fois que nécessaire (au travers de ses procédures et process, des outils utilisés, etc…), après consultation des utilisateurs et en tenant compte des besoins des personnes commanditant requêtes et services.