UTT2030_SGR3_Sondage-Administration_CR20150623

Bref CR de la réunion du 23/06/2015 Nous avons analysé l'enquête : Les processus les plus cités sont : Processus incriminés par les personnels dans l'o rdre d'importance, motifs dans l'ordre d'importance
Processus - personnels
1. MISSIONS -> délai de signature trop long, documents déjà fournis,... 2. COMMANDES -> Circuit de signature trop long, trop de justificatifs à fournir,..
Processus incriminés par les étudiants :
Processus - étudiants
1. Séjour à l'étranger -> Délai de procédure trop long, trop de justificatifs à fournir,... 2. Inscriptions -> trop de justificatifs à fournir, documents déjà fournis,...
Analyse
Une analyse plus poussée montre : - Le sentiment que l'on s'oblige à plus de contraintes que ne l'exigent législation et réglementation, - La méconnaissance par chacun des processus administratifs qu'il n'opère pas et de leur raison d'être, - La méconnaissance du rôle de chacun, donc de l'interlocuteur à aller trouver, - L'insuffisance de l'utilisation de l'outil numérique
Solutions
Les solutions qui se dégagent sont : - la reprise du projet de gestion des processus métier, qui d'une part permettra de réinterroger la nécessité des contraintes, de l'autre formera un corpus de connaissance des processus administratifs interrogeable par tous en ligne, - la mise en place d'un annuaire collaboratif en ligne permettant de chercher le bon interlocuteur, - la dématérialisation qui évitera de demander x fois le même document, ou d'imprimer un formulaire venant du SI pour le remplir à la main, lui faire traverser tous les couloirs de l'ellipse pour recueillir des signatures, et le transmettre à un opérateur qui va le ressaisir dans le SI. Une synthèse des travaux du sous-groupe et des résultats de lenquête sont en cours de rédaction.