G3 - Présentation COPIL Formation

I. Sous-groupe "Comment simplifier, fluidifier l'administration E-administration ? Circuits de décision, transparence, agilité..." Chaque acteur doit savoir ce que font les autres pour savoir à qui s'adresser. Solutions proposées :
1. Fiches fonctions (/!\ différentes de fiches de poste) • Ces fiches doivent contenir l'intitulé, la mission, les responsabilités, le périmètre d'action de chaque personne. • /!\ Ce ne sont pas des fiches de poste : ce n'est pas un descriptif des compétences, mais des fonctions d'une personne, avec qui elle doit communiquer, pour quoi,... • Ces fiches n'ont pas pour but de donner les attentes et exigences des chefs de services, le personnel concerné doit être impliqué dans la constitution de ces fiches. • Ces fiches doivent être consultables par tout le monde à tout moment.
2. EnquêtePour savoir quels points sont à régler en priorité, le sous-groupe propose le lancement d'une enquête pour savoir quels processus sont les plus chronophages et/ou les plus lourds. • Cette enquête ne doit pas être remplie uniquement par les chefs de service, mais par tous les acteurs, personnels comme étudiants.
3. Cartographie des processus et mise à jour perpétuelle des processusObjectifs : ◦ Connaître les processusConnaître l'existence des processusTrouver les processus manquantsTrouver les processus obsolètes, redondantsTrouver les processus qui créent des contraintes qui n'ont pas lieu d'êtrePrendre en compte le caractère dynamique de l'administration : de nouveaux salariés arrivent ou changent de postes, il faut leur donner les moyens de créer ou modifier les processus et de les partager. ◦ Améliorer l'agilité et partager les compétences sur les bonnes pratiquesamélioration continue. • Le sous-groupe propose un projet de gestion des processus métiers. • La mise à jour des processus devra être continue et non arrêtée dans le temps. • Un temps doit être explicitement dédié pour la réflexion sur les tâches, la mise à jour des processus,... Ce temps ne doit pas être masqué ! • Il existe des exemples d'anciennes expériences qui n'ont pas abouti à cause d'un manque d'implicationTout le monde doit s'investir dans ce travail, la volonté doit être exprimée par l'établissement et le travail doit être obligatoire pour tous.
II. Sous-groupe "Comment augmenter le bonheur et le bien-être au travail ? Comment introduire de la souplesse dans le travail ?" On note des problèmes de communication intra-service et inter-services, également pour savoir qui fait quoiperte de temps à cause de la mauvaise connaissance de l'organisation
1. Communication enseignants/étudiants (participe au bien-être du personnel et des étudiants) • Il est proposé de mettre en place une trame de communication obligatoire entre UV, harmoniser la façon dont les enseignants communiquent avec les étudiants. (rentrée pour les enseignants ?) • Établir une communication sur le format d'enseignement, en particulier pour les UV avec des intervenants extérieurs (notamment, problème de clarté pour savoir quel est l'enseignant responsable pour certaines UV) • Revoir le guide des UV, peut-être de façon numérique et interactive, avec fonction de recherche, etc. • Manque de centralisation de l'information (trop de plateformes différentes disponibles : Gerry, site étudiant, Moodle, ENT,...)
2. Santé : • Évaluer l'état d'esprit des étudiants au moment des évaluations de fin de semestreInformer étudiants autant que personnel quant aux risques psycho-sociaux et les procéduresPrendre en compte les statistiques de l'infirmerie
3. PersonnelTravailler à l'égalité de traitement entre fonctionnaires et contractuelsRedéfinition du rôle de chacun dans l'organisationbesoin de reconnaissance
4. EnseignementSurveiller le taux de charge des enseignementsÉquilibrer les dotationsVoir sil nest pas possible dutiliser au mieux les ressources de personnels enseignants dont dispose lUTT (cas des doctorants signataires dun contrat doctoral (allocataires de recherche) non-titulaires dune allocation denseignement et qui nont pas le droit dêtre vacataires. Vérifier si la réglementation est bien aussi stricte que cela, sil ny a pas des solutions à trouver…)
5. Identité de lUTT .Quelle université : POUR QUOI travaille-t-on, enseigne-t-on, recherche-t-on à lUTT > Savoir cela participe au bien-être de chacun par une amélioration et une valorisation de sa mission au sein dun établissement dans lequel lon sait pour quoi on est .
III. Sous-groupe "Comment avoir une politique RH innovante et évolutive ? " Les tâches des ressources humaines peuvent se décliner de la manière suivante: • recrutementscontratspaiesprimesévaluationsgestion des carrièresformationsaction sociale
Ne pas oublier les missions suivantes : • Accroître la motivation du personnel, • Valoriser leurs compétences, • Faciliter l'accès à l'information au sein de luniversité, • contribuer à lévolution interne du personnel, • Répertorier les compétences au sein de luniversité
Voici quelques propositions damélioration : 1. Revoir la communication interne (site DRH) 2. Travail sur lorganisation : Règlement Interne, vie quotidienne. Instance à géométrie variable type commission de spécialistes. Recrutement-promotions. Pluridisciplinaire. Collégiale. Passage au comité académique ? 3. Clarifier les perspectives de carrière (gérer la communication sur chaque type de poste : expliquer le contrat, les textes de référence associés) 4. Réalisation et incitations aux bilans de compétences 5. Raccourcir, simplifier, rendre transparent les règles de décision et les procédures. 6. Revoir le règlement des enseignants contractuels 7. Mettre en place une évolution de carrière pour les enseignants contractuels par analogie avec les « tenure track » 8. Evaluation des enseignants contractuels par le comité académique ? 9. Existence du comité RH? Uniformisation des avis (évaluation du personnel) et respect des avis. Mise en place du comité RH paritaire (élu/nommé) 10. Revoir la rémunération des activités denseignement : à lheure actuelle 1h de TP compte 1 UTP. Pourquoi ne pas envisager 1h de TP compte 1,5 UTP pour les enseignants contractuels en CDI (analogie avec les enseignants-chercheurs contractuels « tenure track » en CDI) ? 11. Mettre en valeur et valoriser les activités à taux zéro ou négatif (ex: projet science de léducation…) au sens développement personnel de la RH. Favoriser la créativité. Revoir et réactiver la cellule projet (élargir à des projets hors recherche). Donnez des crédits-temps. Validation par le comité académique (CAc) ? 12. Modulation des services (équivalent CRCT local) 13. Evaluation et avancement de carrière des « enseignants-chercheurs » qui ne font pas de recherche ? puisquil semble que le nombre de publications soit le seul critère vraiment pris en compte.