UTT2030_CR_Pre-COPIL-BP-Valo-Organisation_17juin

Compte-rendu de la journée de réunion du 17 juin 2015 Réunion Business Plan Présents : Pierre Koch Peggy Touvet Benjamin Ruiz Laurent Daniel Alain Milley Dominique Gaïti Jérôme Plain Léonor Manent Karine Lan La réunion débute à 9h13. Pierre Koch fait un point sur le Business Plan. Lactuel avant-projet de business plan sera présenté au rectorat, mais pas au CA, auquel ne sera présentée que la DBM 2015.Ceci nous donne donc du temps pour travailler le business plan dici le CA de décembre. Laurent Daniel demande à pouvoir présenter les différentes propositions du groupe 2 et le business plan associé à chacune (NB : slides en annexe de ce compte-rendu). 1. Tu paies quand tu gagnes Lidée consiste à supprimer les frais dinscription à lentrée, et à collecter une « redevance » dans les 5 années suivant le diplôme. Chaque étudiant diplômé contribue à hauteur de 5% de son brut annuel pendant 5 ans, soit, en moyenne, 5x0.05x36000 = 9000€ (150€ /mois * 12 mois * 5 ans). Les avantages : récupérer davantage quà travers les inscriptions, faire payer également des boursiers (exemptés de frais dinscription), lier davantage les diplômés à lUTT, être un excellent vecteur de communication. La question est posée concernant le moyen de « coercition » pour les faire payer une fois quils sont sortis. Jérôme Plain explique son tableau de chiffres. Ce nest pas la même chose de dire que les parents paient 2000€, et létudiant paie 100par mois pour rembourser. Discussion sur léquilibre à trouver entre le vecteur de communication et le cadre légal. En 4-5 ans, on est à léquilibre. Ce qui pose problème, cest le cadre légal, un engagement contractuel. Parlant de la baisse de recette par la suppression des frais dinscription à lentrée, Pierre Koch explique quétant donné quon a déjà 700kde déficit additionnel chaque année, à chaque fois quon rajoute 100kde déficit, il faut 200-300kde chiffre daffaires pour générer une marge équivalente. Donc il ne faut pas envisager de supprimer les actuels frais dinscription. Il sera nécessaire davoir une acculturation des parents et, plus généralement, des « amis » de lUTT, pour quils se rendent compte que préserver la valeur de leur diplôme en soutenant lUTT, cest préserver la valeur dun bien qui est le leur, à savoir la valeur de leur diplôme. Par ailleurs, sil savère possible de faire transiter ces sommes par la Fondation, ce qui sera donné à la formation sera déductible dimpôt, donc sur les 9k€, 6ksont récupérés en crédit dimpôt. Pierre Koch sest réjoui quon commence à discuter de ce sujet, pour que ça fasse consensus. Concernant le passage par la fondation, il est nécessaire de vérifier au préalable que les dons ne seraient pas requalifiés en achat « frais de scolarité déporté ». 2. Congrès Constat : on organise 3-5 congrès / an. Donc, on peut envisager de remonter les prix pour dégager des excédents. Unique précaution : ne pas demander daides publiques. Avoir une cellule plus spécifiquement dédiée aux congrès, pour sécuriser des postes. Pierre Koch annonce quil a échangé avec Germain Malnoury sur ce sujet. Il sagit de regagner léquivalent dun poste (aujourdhui, diffusé sur les heures supplémentaires) – env. 60k€. Alain Milley précise quil faut augmenter un peu plus que 100€, étant donné quil faut compenser pour labsence de subvention. Actuellement, déjà, dès quon met le CR des personnes, on arrive à un résultat zéro. Laurent Daniel résume : loption conférences est intéressante en termes deffort par rapport aux bénéfices. 3. Fablab Lobjectif nest pas dêtre bénéficiaire, mais dêtre à zéro, en vendant des formations aux entreprises. Rémi Fortin (étudiant du G2) est prêt à sen occuper, dautres étudiants opérationnels aussi. 4. Séminaires La proposition est dorganiser des séminaires pour les entreprises, qui paieraient pour venir assister à la présentation des résultats de travaux de projets de recherche, dont les rapports sont déjà rédigés à destination de lANR et de lEurope. Cela permettrait de dégager des ressources sur les séminaires eux-mêmes, mais aussi et surtout de créer lopportunité de faire le lien entre chercheurs et industriels dans lidée que cette mise en relation permettra de vendre des prestations et des collaborations de recherche. Jérôme Plain montre des slides dévaluation par lANR et explique que dadapter le contenu pour les industriels nécessite un travail important. Déjà commencer par le tissu organisationnel local et commencer par des séminaires pour eux. Karine Lan explique son profil de sociologue et le cas dun projet de conception avec Microsoft, dont les résultats sont beaucoup plus simples à vulgariser pour les adresser aux entreprises. La discussion émerge quant à la nécessité de rémunérer les personnels qui simpliquent dans ce genre daction. Laurent Daniel estime que cest essentiel, Dominique Gaïti est sceptique. Sagissant de la présentation de résultats de projets de recherche, Jérôme Plain propose de le coupler aux soutenances de stage. Dominique Gaïti en profite pour insister sur le fait quil ny ait plus dUTP pour les visites de stage ce qui va être domageable rapidement car les visites permettent de faire connaître lUTT et faire des contrats ensuite. Il faut rémunérer les visites et les rationnaliser (quun EC suive tous les étudiants dans la même entreprise par exemple). 5. Innovation UTT / Fondation Laurent Daniel propose un moyen de permettre des projets étudiants, en les finançant et en les encadrant. Il présente le business plan et annonce quil en reparlera, et que , cela se limite à laspect financier. 1. Comment financer les choses à lentrée 2. Comment financer les choses au long cours 3. Comment demander des choses à luniversité But : que ça coûte très peu à lentrée à luniversité : entre 1ket 10k€. Cest une machine à ramener de largent pour la fondation, qui donne de la visibilité, donc le bénéfice par rapport au coût est très intéressant. PK trouve intéressantes les 2 premières idées de point dentrée unique pour linnovation et lentreprenariat comme étant structurant et davoir un process unique. Intéressant aussi de mettre la fondation dans le dispositif. Ces deux idées sont fondamentales. Le 3e sera au cas par cas.. Discussion sur la nécessité des personnes assurant le point dentrée, dont aujourdhui le résultat nest pas probant. Réunion pré-COPIL Valorisation Présents : Pierre Koch Peggy Touvet Benjamin Ruiz Laurent Daniel Alain Milley Dominique Gaïti Léonor Manent Karine Lan Groupe 5Dominique Gaïti Valorisation de la recherche : la cible des EC est classique. 2 cibles intéressantes qui ne sont pas exploitéesdoctorants et ingénieurs. Lidée serait dans les sujets de thèse, en termes dattractivité et de facteur différenciant, quand il y a une création dentreprise envisagée, en faire un peu plus la pub au niveau du sujet de recherche même, et que la valo soit proche et prenne le sujet dès le début, pas les 6 derniers mois quand le doctorant rédige sa thèse. Effectuer une veille sur les étudiants ingénieurs. Quon puisse récupérer les étudiants qui créent leurs boîtes. Les identifier et avoir un suivi. Ca les valorise eux personnellement, mais aussi cette « marque UT », qui a clairement été identifiée comme facteur différenciant. En termes de valorisation, ce pourrait être réellement différenciant. Pour Pierre Koch, il sagit du lien entre technologies/formation. Comment passer dune idée à un Business Plan ? Laurent Daniel exprime la frustration des EC de faire des UV qui ressemblent à des exercices de terminale, ce que confirme Alain Milley. Dominique Gaïti poursuit lexplication : il faut repérer très vite ces étudiants et les suivre. Léonor Manent cite lexemple dun spécialiste de Big data vu aux Plug & Start, qui avait la compétence technique, mais avec un très mauvais business plan, et qui aurait besoin, pour réussir, quon lui adjoigne un marketeur et un financier. La question des échanges avec la Technopole émerge. Pour Pierre Koch, cest en marche. La discussion émerge concernant la nécessité dêtre connectés, par les bus, par le train Paris-Troyes. De lavis général, cela est essentiel. Pierre Koch explique que pour que ce problème soit pris en compte, il faudrait que François Baroin sen saisisse. Un flashmob sur les voies par les étudiants est suggéré par L. Daniel pour médiatiser le problème de liaison avec Paris, en étant prudent cependantde ne pas donner limpression quon est coupé de tout. Discussion sur lintérêt des étudiants à entreprendre, étant donné quils sont garantis de trouver du travail en entreprise. Certains ont envie dentreprendre. Pour Pierre Koch, cest de linnovation quil faut parler : des personnes qui sont capables dinnover, quils fassent de lentreprenariat ou en tant que salarié en entreprise. Rendre plus accessible, que les gens se révèlent, en ayant le droit déchouer. Il sagit de jouer le jeu de lentrepreneur extérieur qui vient parce quil sait que lUTT a les moyens intellectuels et techniques, éventuellement faire une pépinière, en tout cas se réapproprier la valorisation. Est abordé le cas problématique des coûts des contrats dencadrement de thèse à lUTT, qui sont trop chers pour les PME et qui font parfois perdre des thèses CIFRE à lUTT. Paris 6 a tout un catalogue de prix. La question des reliquats est évoquée par Dominique Gaïti. Pierre Koch explique les reliquats et la différence entre la perception des chercheurs et celle du comptable. La seule chose quon peut faire intelligemment est, et cest le moment de le faire, cest de gérer entre les équipes et déquilibrer les budgets. Dominique Gaïti explique que certaines équipes ont longtemps fonctionné comme cela : des arrangements des budgets entre Tech-CICO et ERA par exemple. Dominique Gaïti explique que le manque de budget de fonctionnement impacte sur les publications, par diminution du budget de frais de mission. Le nombre de communication dans des colloques qui baisse, cela impacte aussi les collaborations internationales, la visibilité nationale et internationale Elle soumet la suggestion quil y ait une personne dédiée au budget qui soit attribuée à chaque équipe qui gèrerait de bout en bout les budgets et pourrait travailler sur la mutualisation entre les équipes. Groupe 4Alain Milley La situation des projets par les étudiants est que pour linstant, il ny a pas de sujets entreprises, sans la nécessité de rendus à la suite. Il faut donc se poser la question de comment ces projets interviennent dans la formation. Le groupe a travaillé sur comment cartographier des partenariats sur différents aspects, comment on veut consolider à lavenir. Pierre Koch constate avec plaisir que les propositions font système avec les autres sujets, notamment sur la rationalisation des suivis de stages, la sollicitation pour certains projets qui pourraient adresser les problématiques dentreprises et être payantes, le point dentrée unique avec entreprenariat-innovation. Alain Milley poursuit : il faut quil y ait un service dappui qui soit coordonné. Pierre Koch confirme quil faut effectivement un point dentrée unique et un back-office consolidé. Alain Milley : le stage est un point dentrée et le problème est quil nest pas exploité dans toutes ses dimensions. Pierre Koch : quand on va développer la formation continue, pour être efficace il faudra quon ait un fichier entreprises qui soit à jour. La discussion porte sur la compétition qui existe entre les services pour les contacts avec les entreprises, que chacun garde. Même si cette position de garder ses contacts, parce que les financements peuvent être en compétition, peut se comprendre, le constat est quaujourdhui les chercheurs eux-mêmes ne savent pas que dautres collègues travaillent avec la même entreprise. Sans entrer dans le détail des contacts, lUTTqui aujourdhui na aucune visibilité sur les partenariats existants avec les personnes / labos à titre plus individueldevrait au moins pouvoir cartographier grossièrement les partenariats existants, ne serait-ce que pour ne pas apparaître ridicule du fait du manque total dinformation. Laurent Daniel rappelle quà la DVPI, du fait du système de commissions, certains en sont arrivés à vendre nimporte quoi. Il souhaiterait que le risque ne soit pas le même pour la Fondation. Pierre Koch le rassure. La fondation validera les projets, et des sommes seront fléchées. Revenant sur les risques sur la propriété des fichiers des contacts avec les entreprisesau-delà de la question dargentils existent quand même selon Laurent Daniel. Pierre Koch est davis quil faut savoir quel est le degré dinformation à mutualiser, sans tout partager dans le détail, ce qui serait problématique. Il explique quil ne pense pas judicieux de transférer à la SATT la fonction de contact et de négociation avec les entreprises : on perd notre autonomie. On a besoin de ressources, et il faut savoir comment les organiser : la DVPI, la valorisation de la recherche, la gestion les stages (RFE). En tout cas, il émerge un vrai besoin : un point dentrée unique pour lutilisateur interne étudiant. Basé sur cet exemple, la discussion porte sur les mises en œuvre rapides dactions nouvelles, qui à la fois, sont utiles, et dont la mise en œuvre constitue un signal quon met en place des choses rapidement, comme par exemple loutil pour décrire son activité. Groupe 1Peggy Touvet Valorisation de la recherche Peggy Touvet explique avoir discuté avec Alexis-Julien Bouquet-Gais et des chercheurs, qui expriment leurs craintes de se faire absorber par la SATT. Pour les enseignants-chercheurs, la valorisation ne doit pas être une 3e mission, mais être intégrée à Formation et la Recherche, dont elle doit émerger naturellement. Pour cela, il est nécessaire de changer lorganisation et voir comment interagir avec les industriels. Pierre Koch ne partage pas ce point de vue. Dominique Gaïti renchérit et explique que la valorisation est bien un 3e travail mais que le fait que ce soit plus lié à la recherche nest pas délirant. Peggy Touvet continue à présenter les propositions : développer les échanges, faire des laboratoires communs co-financés par les industriels. Pour faciliter cela, il faut pouvoir accueillir des industriels gratuitement, Ex : mettre des locaux à disposition pour favoriser les rencontres. Se pose la question des étudiants, de leur encadrement, car ils peuvent être un potentiel. On constate un déséquilibre en nombre de contrats industriels entre les équipes, et un manque de valorisation des SHS. Pierre Koch explique que, dune part, lUTT reçoit des demandes très basiques en ingénierie (et qui ne sont pas des actions de recherche) des entreprises auxquelles les chercheurs ne veulent pas forcément répondre, et que, dautre part les entreprises rechignent à payer, ayant lidée que luniversité est gratuite. Il y a un manque de réactivité de lUTT par rapport à ces demandes, qui émergent de manière directe, et aussi un manque de bras en termes dingénieurs. Il y a un consensus parmi les participants quil est nécessaire de pouvoir répondre aux entreprises sans, bien évidemment, forcer les chercheurs à faire des activités qui ne correspondent pas à leur métier. Valorisation des publications par le SCDcomment diffuser les articles ? LUTT nest pas bonne en archives ouvertes, articles numériques, qui ne sont pas accessibles du fait de la politique du directeur à la recherche. Pierre Koch est daccord que sur la valorisation, il va falloir quon creuse un peu, et quil faut explorer dautres dimensions. On est de plus en plus sollicités pour des prestations dingénierie pour lesquelles nous navons pas les ressources. Ce nest pas de la recherche, pourtant, quand les pouvoirs publics ont créé lUTT, cétait dans nos missions. La formation continue aussi, est un métier que nous ne maîtrisons pas, un métier différent de la formation initiale. Il faut quon creuse les besoins fonctionnels auxquels il faut répondre, sans déranger les chercheurs. Dominique Gaïti pense quil faut une direction de DVPI, avis partagé par de nombreux EC, et quil serait souhaitable davoir un enseignant-chercheur à la tête de la DVPI. Pierre Koch fait un schéma au paper board pour expliquer les missions et les métiers et explique que si on est au clair avec ce quon veut faire, ce serait, selon lui, un 3e directeur exécutif avec des techniciens. Sans cela, on ne peut pas miser sur la formation continue, du fait de la technicité quil y a derrière. Pour lingénierie, par exemple il ny a pas formellement de CRIT à Troyes, mais cest nous qui pouvons assurer ce rôle. Il dit comprendre ce qui remonte des EC, mais quil est nécessaire de trouver le bon équilibre. Suite à la demande de clarification entre ce que veulent les chercheurs en termes de collaboration étroite avec les chercheurs en entreprises, Peggy Touvet explique que cela se traduit en laboratoires partagées, en collaborations réelles et étroites sur des projets concrets. Réunion pré-COPIL Organisation Présents : Pierre Koch Peggy Touvet Benjamin Ruiz Laurent Daniel Dominique Gaïti Léonor Manent Karine Lan Groupe 1Peggy Touvet A la suite des propositions pour la valorisation, Peggy Touvet présente le fruit des échanges sur lorganisation. Le constat est que les pôles sont souvent jugés illisibles. Il faut trouver une structure qui permette la transversalité. Des départements, ok, mais des départements thématiques et pas disciplinaires, pas comme à lINSA. Pierre Koch pose des questions concernant ce qui na pas fonctionné, et quelles sont les critiques exactes adressées à la structure actuelle. Dominique Gaïti explique que ce qui na jamais marché, cest la distribution des heures de cours : certains font 3 fois leurs charges, sont payés en heures complémentaires, et ne font plus de recherche, alors que dautres narrivent pas à avoir assez dheures. Le directeur de pôle na aucun pouvoir / moyen pour faire émerger un équilibre satisfaisant. La discussion émerge sur le projet de faire faire davantage dheures aux non publiants ou qui abandonnent la recherche, heures non payées, , et qui serait géré par le cadre réglementaire avec des plans de charge. Pierre Koch met en garde sur la nécessité de faire le bon choix des responsabilités. Si on augmente le nombre détudiants, il faudra davantage dheures : la branche doit être capable de gérer cela, avec un processus, qui doit se concrétiser dans le plan de charge. Dominique Gaïti explique avoir testé avec son équipe le Timesheet il y a plusieurs années, mais na eu aucune nouvelle des suites. Pierre Koch explique quil est nécessaire de commencer par le commencement et avoir dabord un plan de charge avant de voir les timesheet. Peggy Touvet témoigne du fait que toutes ses responsabilités dUV ne sont pas sur le plan de charge, ce sont uniquement les UTP qui sont comptabilisées. Pierre Koch fait part de ses inquiétudes : on va avoir une augmentation de flux, avec moins de budget. On a des partenaires locaux qui proposent de faire intervenir des cadres et des ingénieurs sur leur temps de travail. On va devoir entrer dans une gestion plus fine, et on aura besoin de cet arbitrage. On travaille à un business model qui soit intéressant pour les enseignants. Il faut gérer le temps efficacement, entre formation initiale et formation continue, et il nous faut le plan de charge pour la maîtrise. Lenseignant-chercheur pourrait être invité à abandonner des heures en formation initiale pour dégager du temps sur la formation continue qui lui rapporterait davantage en termes financiers, certaines heures de formation initiale ainsi libérées pouvant être confiées à des cadres de lindustrie, comme la CTI nous y invite. Groupe 5Dominique Gaïti Constat : le temps de ladministration augmente. Si on communique sur le fait quon décharge lenseignant-chercheur des charges administratives, ça peut être un vrai facteur dattractivité. Lorganisation nest pas un facteur de motivation, soit cest neutre soit ça peut démotiver. Une idée avec un cas : un super chercheur sénior en cybercriminalité veut venir parce que lUTT commence à être connu sur cette thématique. Dans quelle équipe on le met ? Dominique Gaïti a eu le cas avec un poste de sénior il y a quelques années. Un chercheur veut savoir dans quelle équipe il arrive. Il faut que ce soit lisible à lextérieur. Pierre Koch met laccent sur la nécessité détudier les manières de gérer les activités transverses. De toute façon, les problèmes qui vont venir seront de plus en plus transverses. Il ne faut pas que ça bloque les recrutements. Dominique Gaïti est davis que si on veut faire de linnovation technologique, on doit être très réactif, ce quon peut faire avec une structure facilement lisible et simple. Pierre Koch demande à ce quon qualifie ce quon appelle transverse : i) on répond à un appel doffres sur une thématique pour 3 ans. ii) on mobilise des personnes qui éventuellement vont devenir une équipe qui va sautonomiser. Ceci dit, la maîtrise des risques est à ce jour la colonne vertébrale de lUMR : la remettre en cause ne peut senvisager que dune manière qui ne mette pas en danger ce label. Dominique Gaïti demande si on doit tout sacrifier pour garder ce label CNRS ? Pierre Koch répond que cest précisément le sujet. Soit cest grave de le perdre et on se contente du statu quo ; soit on considère quil faut faire évaluer la situation sans perdre le label, et dans ce cas on revoit lorganisation dune manière qui convienne au CNRS. Dominique Gaïti maintient que la structure nest pas facilement lisible, même la manière dont cest décrit dans le rapport du CNRS. Pierre Koch se demande si le CNRS nétait pas en fait plus intéressé par la transversalité que le sujet sécurité, dans lequel cas on peut renégocier. Dominique Gaïti présente le déséquilibre concernant la 9e équipe qui nest pas évaluée et financée comme les autres. Elle sinterroge aussi sur la nécessité de différentier les 2 postes de directeurs de la recherche et directeur de lICD, lun pour la stratégie, lautre pour lopérationnel. Cela permettrait notamment un lien plus fort avec le CNRS par exemple pour faire suivre et valider nos évolutions de structures et/ou thématiques si besoin. Pour Pierre Koch, lICD cest la recherche, et il conteste la validité du reproche. La discussion porte sur la différence entre lopérationnel et le stratégique de la recherche. Dominique Gaïti poursuit sur lattractivité et lien avec lorganisation. Un facteur dattractivité important est le fait par exemple que les intervenants extérieurs soient rémunérés rapidement, ce qui les incite fortement à venir faire des cours ici. Groupe 3Benjamin Ruiz Benjamin Ruiz fait le point sur lavancement des différents sous-groupes. Le sous-groupe Bonheur a lancé un sondage à lensemble de lUTT. A ce jour, ils ont eu plus de 500 réponses, réparties pour moitié en étudiants et moitié en personnels. Pour Laurent Daniel, cest le record en termes de réponses dans tous les sondages effectués à lUTT jusquici. Benjamin Ruiz explique la prochaine étape en termes de méthode. Il sera organisé une conférence-débat le 7 juillet. L'objectif est de compléter les données du sondage par une discussion avec les personnes présentes pour permettre une meilleure analyse (dont le consultant fournira le cadre). Les autres groupes ont travaillé sur une mission des RH globalisée. Sagissant de la fluidification de ladministration, le sous-groupe a aussi lancé un sondage pour faire une cartographie des procédures administratives considérées comme étant les plus contraignantes. Dominique Gaïti revient sur la baisse du nombre de conférences : 245 en 2013, 89 en 2015. Comme le problème vient dêtre soulevé à lICD, il reste encore à déterminer si cest loubli des saisies ou le fait quon ait ponctionné les reliquats, laissant moins de budget aux équipes pour financer les conférences internationales. Le constat des participants est que, si cest la raison pour la baisse des publications, on a touché au cœur de notre mission. Pierre Koch prend note des chiffres concernant les publications et insiste sur la nécessité didentifier la cause de cette baisse. Il doute que le sujet soit les reliquats et penche plutôt pour une nécessité de revoir le mode de construction budgétaire. Groupe 2Laurent Daniel Pour Laurent Daniel, qui dit faire une lecture personnelle de la situation, la situation est délicate. Les embauches (de cadres) très typé top-down, semblent persister (directeur DVPI, Fondation) Pierre Koch pense que cette lecture de Laurent Daniel est effectivement très personnelle et explique que ces postes sont nécessaires. Pour la fondation, ce poste va sauto-financer. Pierre Koch considère que cette expression de « top down » est réductrice. Cela renvoie à un sujet plus vaste pour se demander comment se doter de lexécutif, avec une structure dans le cadre de la COMUE. Il précise quil invite régulièrement les VP. Suite à la demande par Pierre Koch des moyens de ce rééquilibrage, Laurent Daniel explique : - Mode de nomination pas uniquement top-down - Renouvellement connu en termes de nombre - Renouvellement de mandat limité Pierre Koch est daccord quil est nécessaire de changer les choses, mais jusqualler ? 2. Nécessité de gestion par projet Pierre Koch demande des propositions de ce quil faudrait rajouter pour améliorer les choses, si on en supprime, Ex : nécessité dun lieu pour en débattre pour les enseignants 3. Notion de service support Les EC ne veulent pas être « au service de ladministration », mais veulent pouvoir se reposer sur les services support. Des exemples de services qui fonctionnent très bien : services techniques, CRI. Comparativement, les services comptables apparaissent plus lents. Pierre Koch explique la difficulté de gestion financière. La journée de réunion se termine sur la décision concernant la nécessité de structurer les idées pour présenter au COPIL. Pierre Koch invite à réfléchir également à la COMUE, qui doit être un sujet dont chacun discute. Sur le sujet de la gouvernance, il faut avoir une idée claire : se poser la question de qui, comment (la gouvernance nécessite du temps) jusquà mi-septembre.